MITAcademy
Selber machen oder auslagern? Diese Frage taucht gerade im IT Bereich immer wieder auf. Bei kleineren und mittelständischen Unternehmen genauso wie bei großen Konzernen. Gutes Enterprise Sourcing will geplant sein, um das Beste für Ihr Unternehmen herauszuholen.
Einleitung
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Enterprise Sourcing – hier kommt Christoph Grauting zu Wort. Er verantwortet diesen Bereich bei der MITA und gibt einen ersten Einblick in den IT Sourcing Prozess. Denn egal ob mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern: Immer wieder geht es um die Frage, bestimmte IT Services intern zu betreiben oder auszulagern. MITA kann diesen Entscheidungsprozess unterstützen, aber auch bestehende Verträge mit IT Dienstleistern und Serviceleistungen optimieren, sei es hinsichtlich der Kosten oder der Servicequalität. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der effizienten Nutzung interner Ressourcen. Christoph Grauting nennt für den Bereich Enterprise Sourcing zwei Hauptkategorien von Projekten: das Sourcing von Managed Services und Implementierungsprojekte. Für beide nutzt MITA den Ansatz der kundenorientierten Zusammenarbeit, um gemeinsam das Beste für den Kunden herauszuholen.
Inhalt
Projektablauf
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Zwar ist kein Sourcing Projekt wie das andere, dennoch gibt es bei der MITA einen methodischen, standardisierten Projektablauf für Sourcing Projekte: Das schafft Transparenz und Sicherheit, spart Zeit und Kosten. Los geht es mit der Initialisierung, bei der auf Kundenseite das Grundverständnis für den Projektverlauf geschaffen wird und MITA die notwendigen Werkzeuge für das Projekt bereitstellt. Weiter geht es mit der Analyse- und Konzeptionsphase, in der der Ist-Zustand analysiert und gemeinsam Zielkonzepte entwickelt werden. Daran schließt sich der Ausschreibungsprozess an, bei dem Transparenz und Informationsgleichheit für alle Dienstleister von zentraler Bedeutung sind. Es folgen Angebotsbewertung, Vertragsverhandlung und – ist alles unter Dach und Fach – die Transition. Bei all diesen Schritten legt das Team von MITA großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Kunden. Denn trotz standardisierter Prozesse, im Vordergrund stehen immer deren individuellen Anforderungen.
Projektinitiierung
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Jedes Projekt startet mit der Projektinitiierung. Es wird konkret. Gemeinsam mit dem Kunden entsteht während dieser Phase der Projektplan. Dabei ist es besonders wichtig, dass der Projektplan gut strukturiert ist, wichtige Phasen und Meilensteine enthält und vor allem realistisch ist, um das Projekt effizient zu steuern. Schließlich entsteht so ein Plan nicht, um ständig nachzujustieren. Im besten Fall ist es ein statisches Dokument, das nie verändert wird, sondern in dem die einzelnen Teilziele nur abgehakt werden. Wie das funktioniert? Vor allem durch enge Zusammenarbeit beider Seiten (des Kunden und der MITA also). Bei der Projektinitiierung geht es vor allem darum, bei allen Projektbeteiligten das Ziel des Projektes und auch dessen Ablauf zu schärfen.
Doch welche Schritte sind dazu notwendig und welche Vorteile bietet diese Herangehensweise? Wie gelingt es, dass alle Projektbeteiligten stets auf dem gleichen Informationsstand sind? Und wie wird gewährleistet, dass der Projektplan nicht ständig angepasst werden muss? Diese und weitere Fragen beantwortet Christoph Grauting in diesem Video.
Analyse
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Die Projektinitiierung ist abgeschlossen, der Projektplan steht. Weiter geht es mit der Analyse- und Konzeptionsphase eines Projektes, auf die Christoph Grauting in diesem Video näher eingeht. Im Fokus steht das Verständnis des aktuellen Servicemodells und die darauf basierende Entwicklung eines prämissenbasierten Zielkonzepts.
In dieser Phase wird der Rahmen für den Erfolg des Gesamtprojektes gelegt. Es wird der Ist-Zustand analysiert. Es werden Optimierungspotenziale identifiziert. Und schließlich wird das Zielbild definiert, das dann in die Ausschreibungsdokumente gegossen werden kann. Denn auch die Frage, wie eine Transition vom aktuellen Service-Provider zu einem potenziellen neuen aussehen und gestaltet werden kann, wird in dieser Phase beleuchtet. Dafür werden vorhandene Informationen systematisch erfasst und bewertet, es gibt fachliche Workshops mit allen Beteiligten, gemeinsam werden die spezifischen Dokumente und ihre Inhalte erstellt.
Ausschreibungsmanagement
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Das Ausschreibungsmanagement stellt einen kritischen Prozess in der Auswahl von Dienstleistern dar. Schließlich geht es darum, Transparenz und Fairness im Auswahlprozess zu gewährleisten. Wie aber wird sichergestellt, dass alle Dienstleister gleichberechtigten Zugang zu Informationen haben? Wie erfolgt die Bewertung der Angebote? Welche Rolle spielen die Dokumente, und wie werden sie erstellt und verteilt? Zudem erläutert Christoph Grauting hier, wie Anbieterpräsentationen ablaufen und welche Kriterien zur endgültigen Entscheidung für oder gegen einen Dienstleister beitragen.
Due Diligence
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Mit der Due Diligence schließt das Projekt ab. Diese Phase ist für den Ausschreibungsprozess von zentraler Bedeutung, um die Grundlage für zukünftige Vertragsverhandlungen mit potenziellen Dienstleistern zu schaffen. Christoph Grauting beleuchtet diese Phase im Detail: von der Verifizierung der Ausschreibungsinhalte über die Identifikation möglicher juristischer und kaufmännischer Hürden bis hin zur abschließenden Vorbereitung auf die Vertragsverhandlungen. Wie werden die Angebote präzisiert und welche Rolle spielen Workshops? Wie werden juristische und kaufmännische Hindernisse identifiziert und überwunden? Und schließlich, wie laufen die Vertragsverhandlungen ab, wie wird gewährleistet, dass alle Parteien gut vorbereitet in die endgültigen Verhandlungen gehen und welche Schlüsselelemente sind in Serviceverträgen zu beachten? Hier erhalten Sie einen umfassenden Einblick in diese kritischen Stadien des Ausschreibungs- und Auswahlprozesses.