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Öffentliche Ausschreibungen sind ein sehr komplexes Thema. Es gilt, diverse rechtliche und organisatorische Regeln einzuhalten, um einen fairen und transparenten Wettbewerb zu gewährleisten.
Einleitung
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Was sind eigentlich öffentliche Ausschreibungen? Gibt es einen Unterschied zwischen nationalen und internationalen Ausschreibungen? Was gilt es jeweils zu beachten? Was sind Do’s und Don’ts bei öffentlichen Vergabeverfahren? Die beiden Senior Sourcing Advisor Marcel Röhrig und Laura Neuhaus kennen sich damit aus und wissen: Öffentliche Ausschreibungen sind ein äußerst komplexes Thema. Gut, wer hier einen kompetenten Berater an seiner Seite hat. Wir bei MITA bringen nicht nur Fachwissen von der Ausschreibungsstrategie bis zur endgültigen Vergabe mit in den Prozess, sondern auch den holistischen Blick auf den gesamten Ausschreibungs-Lifecycle. Wir liefern standardisierte, anwaltlich geprüfte Ausschreibungsdokumente, passen die Dokumente kundenspezifisch an, arbeiten pragmatisch und fokussiert als Methodenlieferant und Moderator. So ist gewährleistet, dass alle Stakeholder-Ansichten in den Ausschreibungsprozess einfließen und die Ausschreibungsdokumente rechtskonform sind.
Inhalt
Standardvorgehen Auftraggeber
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Strukturiert und step by step geht es in diesem Video durch den gesamten Prozess einer öffentlichen Ausschreibung. Dieser beginnt mit einer initialen Bestandsaufnahme und Analysephase, um die aktuellen Anforderungen des Kunden zu ermitteln. Im weiteren Verlauf werden die Erstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Ausschreibungsdokumenten dargelegt. Dabei wird der Schwerpunkt auf die Bedeutung einer klaren Kommunikation, die Bedeutung juristischer Überprüfung und die Integration von Kundenfeedback gelegt. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung folgen die Bewertung der eingereichten Angebote, mögliche Verhandlungen und schließlich die Dokumentation und Entscheidungsfindung. Laura Neuhaus erläutert, wie der Ausschreibungsprozess strukturiert ist, welche Rollen und Verantwortlichkeiten MITA und der Kunde jeweils haben, und welche Schritte und Überlegungen für eine erfolgreiche Ausschreibung notwendig sind – dabei immer im Vordergrund: die enge Zusammenarbeit mit den Kunden.
Ausschreibungsunterlagen
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Bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen im Bereich Public Sourcing gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Zentrale Themen sind dabei sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen als auch die sachlichen Inhalte, die für Bieter relevant sind. Neben der Beachtung des Vergaberechts geht es auch um eine gezielte Kommunikation gegenüber potenziellen Bietern, damit diese ein qualifiziertes Angebot abgeben können. Ziel ist die Schaffung eines fairen Wettbewerbs. Dabei geht es vor allem um die Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz im Markt. Das gelingt, indem allen dieselben detaillierten Informationen zur Verfügung stehen. Die Anforderungen an die Leistungen sind dabei das Kernstück der Ausschreibung. Qualität und Klarheit der Ausschreibungsunterlagen müssen also stimmen, dafür arbeiten wir bei MITA eng mit unseren Kunden zusammen.
Ausschreibungsdokumente
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Je nach Verfahrensart werden unterschiedliche Dokumente im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung benötigt. Die wichtigsten sind die Leistungsbeschreibung, die Bietererklärung „Preis und Kriterien“, also quasi der Anforderungskatalog, sowie die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Laura Neuhaus und Marcel Röhrig geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die Bedeutung und Handhabung dieser und weiterer zentraler Dokumente wie auch der Eigenerklärung des Bieters oder die Bietergemeinschaftserklärung. Zudem erläutern die beiden, wie Bieter diese Dokumente korrekt ausfüllen und einreichen sollten. Insgesamt ist dieses Video ein umfassender Leitfaden für alle Beteiligten, um den Prozess der öffentlichen Vergabe zu verstehen und korrekt umzusetzen.
Veröffentlichung und Durchführung
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Es wird ernst: Die gut vorbereitete Ausschreibung wird veröffentlicht. Jetzt haben die Bieter die Möglichkeit, sich zu registrieren, die entsprechenden Unterlagen herunterzuladen und sich mit diesen zu beschäftigen. Erste Bieterfragen tauchen auf und werden, im Sinne von Transparenz und Fairness, für alle anderen Bieter sichtbar beantwortet. Schließlich werden die eingehenden Angebote bewertet – und zwar anhand des Kriterienkatalogs, der zuvor in enger Absprache mit den Kunden erarbeitet wurde. Hier zahlt sich die systematische und detaillierte, gemeinsame Vorarbeit aus. Auf dieser Grundlage wird schließlich eine managementfähige Übersicht der Rangfolge der geeigneten Unternehmen erstellt, diese mit den Kunden besprochen, um daraufhin den Zuschlag oder auch die Absage an entsprechende Bieter zu erteilen. Die öffentliche Ausschreibung ist damit erfolgreich beendet.