AUSSCHREIBUNG
IT-SERVICES

HANDLUNGSFELDER

SIE MÖCHTEN IHRE IT-SERVICES (NEU) AUSSCHREIBEN?

Dabei erwarten Sie ein Ergebnis, das perfekt zu Ihren Anforderungen passt und ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis garantiert? Gleichzeitig wollen Sie die Strukturen von Service- und Support optimieren? Dann verlassen Sie sich auf unsere langjährige Erfahrung bei der Ausschreibung von IT-Services.

Unsere standardisierte und markterprobte Ausschreibungsmethode eignet sich nicht nur für alle IT-Services. Sie schafft vor allem Transparenz und damit Vergleichbarkeit und Sicherheit. So ist die strukturierte Vergabe von IT-Services, Hard- und Software sowie Projektleistungen garantiert. Ihre individuellen Anforderungen werden von uns in klare IT-Servicestrukturen überführt, Ihre spezifischen Leistungsschnitte in Form von RACI-Matrizen exakt definiert und SLAs individuell entwickelt. Zudem erarbeiten wir für Sie optimierte technische und inhaltliche Zielkonzepte und Service Designs als Basis für die Ausschreibung.

Verlassen Sie sich auf unsere umfangreiche Projekterfahrung im Bereich der individuellen Vergabe von IT-Services. Gründlich machen wir uns zunächst an die Bestandsaufnahme Ihres Status quo. Erst dann entwickeln wir mit Ihnen zusammen die optimale IT-Servicestrategie. Innovative Lösungsszenarien sind dabei unsere Stärke.

Transparente und strukturierte Vergabe aller IT-Services

Standardisierte Ausschreibungsmethode unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Anforderungen

Schaffung von marktgerechten Preis-/Leistungsverhältnissen mit klarem Mehrwert für Ihr Business

Überführung von Serviceanforderungen in klare IT-Servicestrukturen

STANDARD-VORGEHENSMODELL BEI DER
DURCHFÜHRUNG VON AUSSCHREIBUNGEN

Unsere standardisierte Ausschreibungsmethode beginnt mit einer gründlichen Analyse, um den exakten Status quo zu ermitteln. Zunächst stellen wir eine zentrale Serviceübersicht mit allen technischen Mengengerüsten und aktuellen Leistungsschnitten für Ihr Unternehmen auf. Daraus erarbeiten wir ein strukturiertes Zielkonzept und ein Service Design, das exakt zu Ihren Anforderungen und Kompetenzen passt.

Berücksichtigt werden alle Vorgaben und Prämissen, parallele oder künftige Projekte und Abläufe, Servicemanagement- und SLA-Anforderungen sowie Standard Change Requests und Regeltätigkeiten.

Nur wenn wir den Status quo in Ihrem Unternehmen genau kennen, können wir ein passgenaues Service Design und Zielkonzept für Sie erstellen. Daher hören wir genau zu, erfassen, prüfen und überdenken. Die Bestandsaufnahme geht über die rein technische Erfassung von Systemen und Services hinaus. So gelingt es uns, Ihr bisheriges Konzept zu reflektieren und die Lösung an Ihrer Strategie und den konkreten fachlichen Anforderungen auszurichten.

Das Zieldesign für die einzelnen Datacenter Services erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen im Rahmen von Fachworkshops. Als Grundlage nutzen wir die Ergebnisse der Bestandsaufnahme. Nun legen wir die übergeordnete Zielsetzung fest. Zudem definieren wir das technische Ziel- und Mengengerüst zur Überführung in die Ausschreibung. Dazu identifizieren wir alle Anforderungen an das Servicemanagement und erarbeiten ein Service Level Agreement. Auch RACI-Matrizen und Standard Change Requests des gewünschten Leistungsschnitts werden konzipiert sowie die grundsätzlichen Anforderungen an potenzielle Dienstleister beschrieben. Schließlich werden die kaufmännischen und juristischen Belange erfasst.

Berücksichtigt werden alle Vorgaben und Prämissen, parallele oder künftige Projekte und Abläufe, Servicemanagement- und SLA-Anforderungen sowie Standard Change Requests und Regeltätigkeiten.

Bei diesem Prozess kommt es auf eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit an. Denn das Zieldesign ist Ausblick und Leitfaden für die anschließende Vergabe der IT-Services und des künftigen Leistungsschnitts.

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Mit dem Zieldesign liegt uns die detaillierte Grundlage vor, auf der wir die Ausschreibungsdokumente konzipieren. Dazu überführen wir alle erarbeiteten Informationen in standardisierte Ausschreibungstemplates. Das Dokumentenset umfasst u.a. den Request for Proposal, eine Anlage zum Servicemanagement und SLA sowie juristische und kaufmännische Prämissen. Schon jetzt geben wir im Rahmen einer Preismatrix die Preisstruktur für die angefragten Services sowie weitere Standardleistungen vor. Unser standardisiertes Anbieterkonzept garantiert, dass Anbieter ihre Angebote nach einer festlegten Struktur übermitteln und alle Bereiche erfasst werden.

Der Vorteil für unsere Kunden liegt auf der Hand:
Die Ausschreibungsunterlagen sind lückenlos und fundiert, der Prozess läuft schnell und reibungslos ab. Durch unser standardisiertes Anbieterkonzept sind die Angebote zudem für Sie leicht vergleichbar. Ideale Voraussetzungen für beste Ergebnisse.

Sind die Ausschreibungsdokumente formuliert, beginnt der eigentliche Ausschreibungsprozess. Wir versenden die Dokumente, sammeln Rückfragen und beantworten diese konsolidiert für alle Teilnehmer. Dann werden die Angebote seitens der Anbieter abgegeben. Diese sichten wir und führen eine intensive technische, fachliche und kaufmännische Bewertung anhand gemeinsam erarbeiteter Bewertungsmatrizen durch. Nur den ausgewählten Unternehmen wird die Möglichkeit geboten, sich und ihr Angebot bei einer Anbieterpräsentation vorzustellen. Nach den Angebotspräsentationen besprechen wir gemeinsam die Ergebnisse, fragen fehlende Informationen an und ergänzen die Bewertungsmatrix. Häufig kann bereits jetzt eine Entscheidung getroffen oder eine Due Diligence eingeleitet werden.

Große Teile dieses Prozesses übernehmen wir für unsere Kunden.Wir bereiten die Ausschreibung vor, kommunizieren mit Dienstleistern, schaffen eine transparente Bewertung und Vergleichbarkeit, organisieren Anbieterpräsentationen und bereiten Lenkungsausschüsse vor. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.

Sorgfältig erstellte Ausschreibungsdokumente sorgen beim IT-Sourcing zwar bereits für Sicherheit und Transparenz. Dennoch ist eine Due Diligence ein wichtiger Schritt zwischen Anbieterauswahl und Vertragsverhandlung. Die Prüfung umfasst rechtliche und kaufmännische Belange genauso wie technische und inhaltliche Rahmenbedingungen. Sämtliche technischen und kaufmännischen Aspekte werden validiert und transparent gemacht. Alle projektrelevanten Informationen etwa zu IT-Architekturen, Servicemanagement und SLA, Preismodellen und Verträgen kommen detailliert auf den Prüfstand. Auch der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen (Governance) für die Zusammenarbeit wird festgelegt. So werden bereits hier vertragliche Grundlagen geschaffen. Verhandelt wird bis zum „Best and Final Offer“ und der Unterschriftsreife aller fachlichen Leistungsscheine.

Eine Due Diligence deckt verborgene Chancen und Risiken des geplanten Outsourcings auf. Risiken können minimiert, Chancen noch besser genutzt werden – das zahlt sich für beide Parteien aus. Eine nachgelagerte Kostensteigerung kann so in der Regel verhindert werden.